Kostenlos & kostenpflichtig: PDF-Editoren im Vergleich (2023)

Letztes Update: 22.07.2021. Alle Preisangaben verstehen sich inklusive deutscher Mehrwertsteuer (19%). Die Hersteller selbst geben in manchen Fällen Netto- statt tatsächlicher Kaufpreise an, weshalb deren Preisangaben von unseren abweichen können.

PDF-Dateien haben gegenüber Word-Dokumenten und anderen Office-Formaten einen großen Vorteil: Sie sehen überall gleich aus, denn PDF ist genormt. Dadurch eignen sich PDF-Dokumente ideal zur Weitergabe: Wer zum Beispiel eine Bewerbung, ein Dokument oder eine Powerpoint-Präsentation als PDF verschickt, kann sicherstellen, dass alle Nutzer den gleichen Stand des Dokuments sehen, ohne Darstellungsfehler durch fehlende Schriftarten oder verschiedene Programmversionen. Dadurch ist PDF auch sehr gut geeignet, um Dokumente zu archivieren. Und anders als JPEG-Dateien besitzen PDF-Files die Möglichkeit, Textinhalte zu speichern, etwa bei einem Scan mit Texterkennung (OCR).

PDFs mit Editoren bearbeiten

Neben vielen Vorteilen hat das PDF-Format aber auch einen großen Nachteil: Die Dateien lassen sich nachträglich nur schwer bearbeiten. Abhilfe versprechen sogenannte PDF-Editoren – Programme also, die Inhalt und Form von PDF-Dateien nachträglich verändern können. Sie erlauben unter anderem, Texte zu ändern, Bilder zu verkleinern oder schlicht die Seiten neu anzuordnen. Zudem besitzen viele dieser Editoren Komprimierungsroutinen, um die Dateigröße zu verringern. Kurzum: PDF-Editoren sind extrem praktische Werkzeuge für jeden, der häufig mit PDF-Dateien zu tun hat.

PDF-Editoren im Vergleich

Im Folgenden stellen wir sieben PDF-Editoren mit unterschiedlichem Funktionsumfang vor. Die Tools eignen sich je nach Variante für Heimanwender, Bildungseinrichtungen sowie Unternehmen und sind in den meisten Fällen für die gängigen Betriebssysteme (auch mobil) verfügbar.

Adobe Acrobat Pro DC

Adobe hat PDF im Jahr 1993 als portables Dokumentformat ins Leben gerufen. Inzwischen ist PDF zwar genormt und kein exklusives Eigentum von Adobe mehr. Trotzdem ist der Adobe Acrobat Pro* nach wie vor der PDF-Editor, der am nächsten an dem Format dran ist. Man muss hier zwischen dem kostenlosen Acrobat Reader und der Vollversion für Mac und Windows unterscheiden: Der Reader kann PDFs anzeigen, aber nicht bearbeiten, Acrobat Pro DC ist hingegen ein vollumfänglicher PDF-Editor, der jede nur denkbare Bearbeitung eines PDF-Dokuments ermöglicht. Adobe Acrobat Pro DC ist inzwischen nur noch im Jahresabo erhältlich, dafür aber auf allen Endgeräten verwendbar.

Spartipp: Bis zum 24. Mai 2022 ist die Creative Cloud mit allen verfügbaren Adobe-Apps (inklusive Acrobat Pro) 20% günstiger* im Abo zu haben. (Stand: 13.05.2022)

Abbyy FineReader PDF

Abbyy FineReader* ist ein professioneller PDF-Editor für Selbstständige und Unternehmen, der sich vor allem auf die Texterkennung konzentriert. Es gibt zwei Versionen im Einmalkauf: Die Standard-Version von FineReader PDF besitzt alles, was für den Umgang mit eingescannten Dokumenten notwendig ist, inklusive OCR-Texterkennung. FineReader PDF Corporate richtet sich an die Bedürfnisse größerer Unternehmen und ist eine Rundumlösung für den PDF-Einsatz, inklusive Dokumentvergleich, Schwärzung und automatischer PDF-Konvertierung. Beide Lösungen sind nur für Windows erhältlich, Mac-Nutzer erhalten mit FineReader PDF for Mac* eine Lösung, die sich zwar an den beiden Windows-Versionen orientiert, aber bei der PDF-Bearbeitung deutlich beschnitten ist.

Soda PDF

Bei Soda PDF handelt es sich um eine Alternative zu Adobe Acrobat Pro DC: Das als Einmalzahlung erhältliche Tool verspricht, „PDF-Dateien wie mit einem Textverarbeitungsprogramm bearbeiten“ zu können. Anders als die Adobe-Version, die nach wie vor mit lokalen Apps arbeitet, ist Soda PDF sowohl als lokale App als auch als Browser-Version Soda PDF Anywhere erhältlich. Dadurch kann das Tool auf nahezu jedem Endgerät eingesetzt werden. Es gibt zwei verschiedene Lizenzen: Die Home-Lizenz* beinhaltet alle Editor-Funktionen, bei der Premium-Version* kommen Profi-Funktionen wie die PDF/A-Konvertierung (hierbei handelt es sich um ein dediziertes PDF-Archivformat), das Anlegen von Formularen, das Unterzeichnen von PDFs sowie eine Texterkennung (OCR) hinzu.

Softmaker FlexiPDF

Auch bei FlexiPDF* handelt es sich um eine Alternative zu Adobe Acrobat Pro und auch hier gibt es ein relativ günstiges Abo oder eine Einmalzahlung. Der PDF-Editor punktet durch umfangreiche Bearbeitungsfunktionen, insbesondere im Bereich von Text und Grafiken. Sowohl die Kauf-, als auch die Abo-Variante NX sind als Home- und Pro-Variante verfügbar, letztere besitzen deutlich umfangreichere Funktionen: So können sie Dokumente als PDF scannen, besitzen eine eingebaute Texterkennung und ermöglichen den Export von Text in Übersetzungssoftware. Auch die Erstellung von Formularen ist erst in den Profi-Varianten möglich. Für Heimanwender reicht zwar die Basisversion, allerdings ist der Aufpreis zum Pro-Produkt relativ gering, weshalb Nutzer darüber nachdenken sollten.

Wondershare PDFelement

Anders als viele Programme von Wondershare richtet sich PDFelement* vor allem an anspruchsvolle Heimanwender, Bildungseinrichtungen und Einzelnutzer im professionellen Umfeld. So ist die Bearbeitung von PDF-Dateien ähnlich wie in einem Desktop-Publishing-Programm möglich: Elemente können per Drag & Drop bearbeitet und verschoben werden, zudem gibt es die Möglichkeit, PDF-Dateien zurück in Word- oder Excel-Dateien zu konvertieren. Dabei hilft vor allem die leistungsstarke Texterkennung. Die Unterstützung für PDF/A ist ebenso an Bord wie die Möglichkeit, Dokumente zu unterschreiben. Das nur im Abo erhältliche Tool ist für vor allem in der Windows-Version interessant: Die Mac-Variante ist wieder einmal arg beschnitten.

Foxit PDF Editor (Pro)

Mit dem Foxit PDF Editor erhalten Nutzer einen leistungsstarken PDF-Editor, der jedoch erst in der Pro-Version zur vollständigen Bearbeitungslösung heranwächst, denn erst hier ist die freie Bearbeitung von PDF-Dateien möglich. Ansonsten unterscheidet sich die Pro-Version vor allem durch die bessere PDF-Komprimierung, Dokumentzertifizierung und Möglichkeiten, barrierefreie Dokumente zu erstellen. Grundsätzlich lohnt sich also auch bei Foxit der Griff zur Pro-Version, und genau wie bei den Alternativen ist die Mac-Version arg beschnitten. Dafür gibt es auch Varianten für iOS und Android sowie eine PDF-Editor Cloud. Bemerkenswert ist die Fähigkeit, Dokumente kollaborativ zu bearbeiten – hierdurch hängt Foxit so manchen Mitbewerber ab.

PDF XChange Editor

Der PDF XChange Editor konzentriert sich vor allem auf die schnelle und einfache Bearbeitung von PDF-Dateien. Anders als die Mitbewerber legen die Macher Wert darauf, dass das Programm besonders leichtgewichtig und ressourcenschonend ist – dadurch ist PDF XChange Editor nicht nur flott, sondern auch für relativ schwache Rechner geeignet. Wie bei den Mitbewerbern bietet erst die Pro-Version den vollen Umfang, der sich hier aber vor allem auf tatsächlich für den Business-Einsatz relevante Funktionen erstreckt. Anwender ohne entsprechende Ambitionen finden in der preiswerten Editor oder Editor Plus-Version den passenden Kompanion zur PDF-Bearbeitung.

PDF Director Pro

Mit dem in Deutschland entwickelten PDF Director Pro ist es möglich, PDFs auf verschiedene Art und Weise zusammenzustellen und zu bearbeiten. Neben dem Einfügen von Text, Bildern oder Unterschriften gibt es unter anderem die Möglichkeit, vertrauliche Informationen zu schwärzen, sodass diese nicht entschlüsselt werden können. Sie können interaktive Formulare erstellen, die Seitenstruktur bearbeiten, PDFs teilen und zusammenfügen oder die Dateigröße reduzieren. Zudem konvertiert es PDF-Dateien direkt in Word- oder Excel-Dokumente und verwandelt eingescannte Dokumente dank der integrierten optischen Zeichenerkennung (OCR) in bearbeitbare Texte. Das Design der Benutzeroberfläche von PDF Director Pro orientiert sich mit seinen klassischen Reitern an denen bekannter Programme wie Microsoft Word, was den Einstieg erleichtern soll. Wer die Software zunächst testen möchte, kann sich die Demoversion herunterladen, die jedoch, wie auch bei anderen Mitbewerbern üblich, eingeschränkt ist. Neben dem digitalen Download ist beim Entwickler Markt + Technik auch eine CD/DVD-Version erhältlich.

Kostenlose PDF-Editoren

Es gibt eine Reihe Möglichkeiten, PDF-Dateien kostenlos zu bearbeiten, in aller Regel haben diese aber nicht den Komfort oder die Funktionalität von entsprechenden Bezahlprogrammen. So gibt es im Open-Source-Bereich die Tools Gimp, Inkscape und das Tool Draw aus dem LibreOffice-Paket, die allesamt in der Lage sind, mehr oder weniger tiefgreifende Veränderungen an PDF-Dokumenten vorzunehmen. Auch PDFsam bietet entsprechende Funktionen, ist aber erst in der kostenpflichtigen Pro-Version eine wirklich leistungsfähige Alternative zu den kommerziellen Tools und dementsprechend auf ähnlichem Preisniveau. Mac-Anwender finden mit dem Tool Vorschau, das unter MacOS dabei ist, einen praktischen Editor für kleinere Arbeiten an PDFs, etwa das Unterschreiben, Hinzufügen von Informationen oder Sortieren von Seiten.

PDF-Editoren: Kostenlos oder kostenpflichtig?

Grundsätzlich sind die kommerziellen Lösungen den Freeware-Varianten deutlich überlegen: Wer wirklich ernsthaft und regelmäßig mit PDF-Dokumenten arbeiten und diese erstellen, anpassen und verändern möchte, kommt daher kaum an einer der Kauf-Lösungen vorbei. Und auch hier lohnt es sich, auf die größeren Versionen zurückzugreifen, um den wirklich vollständigen Funktionsumfang zur Hand zu haben.

Kostenlose Tools reichen dann aus, wenn man lediglich einzelne Seiten aus einem Dokument heraustrennen oder mehrere Dokumente aneinanderfügen möchte: hier leistet PDFsam schon in der Gratis-Version gute Dienste. Das Kommentieren von PDF-Inhalten beherrschen inzwischen die meisten PDF-Reader, sodass man sich alleine für diese Funktion ebenfalls keinen vollwertigen PDF-Editor zulegen muss.

Fazit: Konkurrenz belebt das Geschäft

PDF-Editoren spielen erst als Kaufversionen ihre vollwertige Leistungsfähigkeit aus. Da inzwischen viele Lösungen in Konkurrenz zueinander stehen, weisen alle am Markt erhältlichen Editoren mittlerweile einen ähnlichen Funktionsumfang auf, der mehr oder weniger handlich umgesetzt ist. Alle Tools sind als Testversionen erhältlich, Anwender können sich also vor dem Kauf ausgiebig mit den Programmen auseinandersetzen. Kostenlose oder quelloffene Programme stellen nur bedingt eine Alternative dar, sollten in die Überlegungen aber einbezogen werden.

➤ Zurück zur Liste: PDF-Editoren im Vergleich

* Mit einem Stern markierte Links sind Affiliate-Links, für die wir unter Umständen eine Provision erhalten. Der Kaufpreis erhöht sich dadurch nicht!

Redaktion & Aktualisierung: heise Download-Team